SOGESTI  expert en GED et archivage vous propose la formation Assistant Archiviste.

Chaque société a besoin d’un archiviste et les entreprises tentent de s’organiser pour mieux gérer leurs archives.

Nos Experts vous proposent des formations en archivistique afin que vous soyez autonomes en interne dans la gestion de vos archives dès notre intervention terminée. Les objectifs de ces formations sont les suivants :

• Savoir : Acquisition des bases réglementaires et du contexte relatifs à de la gestion des archives.
• Savoir-faire : Développement de vos compétences en archivistique à travers des exercices pratiques et études de cas (rédiger un inventaire, savoir utiliser un tableau de gestion, mettre en place un projet documentaire ou piloter une « fonction archives » déjà existante, etc.).

Intérêt : Les collaborateurs formés en archivistique disposent ainsi des compétences pour devenir de véritables référents au sein de votre organisme et gérer, de façon efficace et pérenne, toutes questions relatives aux archives.

PARTIE A: INITIATION EN ARCHIVAGE : 250000 FCFA –  4 heures x 4 séances.

Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire

Que veut dire archiver ?

• Identifier les documents dont on aura besoin demain
• Conserver les archives dans le temps
• Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage

Découvrir les archives

• Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
• Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
• Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables

La chaîne de traitement archivistique

• Evaluer les documents
• Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
• Archives et documentation
• Original et copie
• Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives

Législation et réglementation

• Archives publiques et archives privées
• Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques

Connaître les procédures et outils de l’archivage

Le versement

• Le bordereau de versement
• La qualité du versement
• Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives

Les communications internes et externes

• La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
• Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
• Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité

Les éliminations

• La sélection des éliminables : règles à respecter
• Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
• Les destructions : comment et par qui ?

Atelier : réaliser un bordereau de versement

Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination

Organiser un projet d’archivage

Créer des outils adaptés

• Le tableau de gestion
• Les durées de conservation (DUA)
• Le plan de classement
• Inventaire et récolement

Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)

• Les locaux d’archivage
• Vocabulaire et règles d’organisation
• Estimer le volume d’archives
• Récolement de l’existant documentaire

Conditionnement et rangement

• Les locaux et le choix du matériel
• Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux

Elaborer une politique d’archivage

Focus sur l’archivage électronique

• Les supports d’archives dans l’environnement électronique
• Normes et premières notions de dématérialisation
• Les archives natives électroniques

Le rôle de la charte

• Quel est le rôle de la politique d’archivage ?
• A quoi sert une charte d’archivage ?

Le coût de l’archivage

• Comment le mesurer ?
• Choisir les bonnes options
• Coûts techniques et coûts d’organisation

Atelier : analyser une charte d’archivage type, élaborer les points essentiels

Chaque participant repart avec une charte type

PARTIE B: GED  : 500 000 FCFA – 4 heures  x 2 Séances
Ged Gestion électronique de document

• Les différentes solutions
• Installation d’une GED
• Gestion des archives avec une GED

Prix des formations

• Nous faisons cette formation chaque semaine.
• inscription: sogesti@ gmail.com
• whatsapp 91 06 88 07
• Attestation Assistant Archiviste