Vous n’êtes pas un spécialiste de l’archivage, pourtant la gestion des archives vous a été confiée.
Rendez vous sur la formation « Gérer les archives sans être archiviste » pour y voir clair parmi les normes, supports, modes de classement et organiser efficacement votre système d’archivage.
Objectifs
- Décrypter les outils et les procédures d’archivage
- Identifier les différents supports de stockage
- Analyser les obligations légales de la gestion des archives
Pré-requis
- Travailler dans un service de documentation / d’archives ou être en charge de la gestion des archives
Cibles
- Toute personne amenée à gérer des archives (or dossiers patients dans le cadre d’archives hospitalières)
Ateliers pratiques permettent aux participants de repartir de la formation avec des outils immédiatement utilisables : un bordereau de versement, un tableau de gestion type, des délais de conservation bien identifiés.
Contenus de la formation
Découvrir l’archivage : métier et contexte réglementaire
Que veut dire archiver ?
- Identifier les documents dont on aura besoin demain
- Conserver les archives dans le temps
- Différences entre archivage, GED et sauvegarde, gestion et stockage
Découvrir les archives
- Archiviste & Records Manager, une fonction clé de l’entreprise
- Vous êtes chargé de l’archivage courant dans votre service, comment vous situer et vous organiser au quotidien ?
- Le vocabulaire de l’archivage : cotation et unités de conditionnement, définitions préalables
La chaîne de traitement archivistique
- Evaluer les documents
- Valeur de preuve, valeur de gestion, valeur historique
- Archives et documentation
- Original et copie
- Le cycle de vie du document, les 3 âges des archives
Législation et réglementation
- Archives publiques et archives privées
- Normes et lois : tous les textes régissant les archives papiers et électroniques
Connaître les procédures et outils de l’archivage
Le versement
- Le bordereau de versement
- La qualité du versement
- Le rôle de l’archiviste et des correspondants archives
Les communications internes et externes
- La consultation : l’accès aux informations contenues dans des archives
- Les exigences des prêts en interne : le bordereau de communication
- Assurer la sécurité des archives par leur traçabilité
Les éliminations
- La sélection des éliminables : règles à respecter
- Le bordereau d’élimination et la trace des éliminations
- Les destructions : comment et par qui ?
Atelier : réaliser un bordereau de versement
Tous les participants repartent avec un bordereau type de versement, de consultation et d’élimination
Organiser un projet d’archivage
Créer des outils adaptés
- Le tableau de gestion
- Les durées de conservation (DUA)
- Le plan de classement
- Inventaire et récolement
Atelier : élaborer un tableau de gestion type, définir les délais de conservation (DUA)
- Les locaux d’archivage
- Vocabulaire et règles d’organisation
- Estimer le volume d’archives
- Récolement de l’existant documentaire
Conditionnement et rangement
- Les locaux et le choix du matériel
- Assurer l’aménagement et la sécurité des locaux
INSCRIPTION
Prix 350 000
Formations ont lieu chaque semaine
Durée: 2 semaines
sogesti@gmail.com